W 2011 r. współczynnik urlopowy każdy pracodawca oblicza sam!
Po zmianach w czasie pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2011 r., mogą pojawić się problemy z obliczaniem ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Do 2010 r. wszystko było jasne, a współczynnik urlopowy dla wszystkich był taki sam. Obecnie można zaś wyobrazić sobie kilka metod obliczania, z których każda ma wady i zalety, a poza tym daje inny wynik! Którą metodę zatem przyjąć? Wskazówką może być wyjaśnienie Ministerstwa Pracy.
Zmiany w prawie pracy pociągają za sobą wiele konsekwencji…
Przepisy, które przywróciły święto Trzech Króli jako dzień wolny od pracy, zniosły jednocześnie zasadę, że należy oddać dzień wolny za święto przypadające w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (W5). To z kolei wpływa na liczbę dni, jakie przypadają do przepracowania w poszczególnych miesiącach kalendarzowych.
Tymczasem ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (wypłacany przy ustaniu stosunku pracy) zależy od tzw. współczynnika urlopowego. A z kolei współczynnik urlopowy określa średnią liczbę dni pracy w roku kalendarzowym. Zależy więc od liczby występujących w danym roku kalendarzowym: niedziel (Wn), świąt (Wś) i dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (W5).
Po zmianach w czasie pracy powstaje więc pytanie: czy przy obliczaniu współczynnika urlopowego traktować święto wypadające w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (czyli W5/Wś):
- jako 1 dzień, czy
- jako 2 dni, czyli W5 i święto (tak było przed zmianą czasu pracy, przez co współczynnik dla wszystkich pracowników był taki sam)?
Według nowych przepisów W5/Wś powinno się liczyć jako 1 dzień
Ponieważ przepis zniósł zasadę, że święto przypadające w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy zmniejsza wymiar czasu pracy, to nasuwa się wniosek, że należy je przy obliczaniu współczynnika traktować od 2011 r. już tylko jako 1 dzień.
PrzykładDniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy u pracodawcy jest sobota. W 2011 r. mamy 1 święto wypadające w sobotę - 1 stycznia. Pracodawca, zgodnie z nowymi przepisami, może więc przy obliczaniu ekwiwalentu przyjąć, że dzień ten policzy tylko raz np. z tytułu święta, ale nie z tytułu W5. Obliczenia współczynnika urlopowego w 2011 r. będą wówczas wyglądały następująco: 365 dni - (52 niedziele + 9 świąt + 52 dni wolne z tytułu W5) : 12 = 21.
Gdyby jednak u pracodawcy, zgodnie z obowiązującym u niego rozkładem W5 przypadały w całym 2011 r. np. w poniedziałki, obliczenia wykonane tą metodą wyglądałyby następująco: 365 dni - (52 niedziele + 9 świąt + 49 dni wolnych z tytułu W5) : 12 = 21,25.
Obliczanie współczynnika urlopowego w powyższy sposób rodzi jednak pewne problemy:
- po pierwsze współczynnik może być różny dla różnych pracowników - w zależności od tego, jaki dzień został przyjęty jako wolny z tytułu W5 (co wykazano w przykładzie),
- po drugie ekwiwalent liczony tą metodą będzie musiał być od nowa przeliczony, w przypadku gdy pracodawca zmieni w trakcie roku W5 np. z sobót na poniedziałki.
Natomiast szczególne trudności przy posługiwaniu się tą metodą wynikną, w przypadku gdy W5 nie są stale przypisane do konkretnego dnia. Na przykład w placówce handlowej, w której pracodawca na początku każdego np. 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego wyznacza w harmonogramach W5 różnym pracownikom na różne dni, może być wręcz niemożliwe przewidzenie, na jakie dni będzie przypadało W5 w przyszłym okresie rozliczeniowym - co praktycznie uniemożliwia liczenie ekwiwalentu wskazaną tu metodą.
W razie trudności z wyliczeniem można spróbować „oszacować” W5
Na wypadek opisanych tutaj kłopotów z liczeniem współczynnika można spróbować po prostu z największym możliwym do przewidzenia prawdopodobieństwem wskazać, które dni w przypadku danego pracownika byłyby prawdopodobnie jego dniami wolnymi z tytułu W5 - i tak obliczyć dla niego współczynnik.
Gdyby natomiast w trakcie roku okazało się, że będą to inne dni, współczynnik trzeba - według tej metody - ponownie przeliczyć. W razie różnic w ekwiwalencie raczej nie należy obawiać się zarzutu dyskryminacji, jeśli pracodawca nie mógł wcześniej przewidzieć, w jakie dni wyznaczy W5. Różnice te wynikną bowiem z takiej, a nie innej konstrukcji nowego przepisu.
Czy można zastosować metodę obliczania po staremu?
Ze względu na wspominane tutaj trudności może pojawić się pokusa, aby wrócić do starej metody obliczeń i liczyć święto 1 stycznia jako 2 dni (jako W5 i jako święto). Wówczas przyjmujemy, że:
- wszystkie święta przypadające w innym dniu niż niedziela traktujemy jako święta,
- przyjmujemy tyle W5, ile jest sobót w 2011 r.
Wówczas współczynnik urlopowy będzie nadal dla wszystkich pracowników taki sam i nie trzeba go będzie na nowo przeliczać w trakcie roku. Wadą tej metody jest jednak to, że nie współgra z nowym brzmieniem art. 130 Kodeksu pracy - faktyczna liczba dni wolnych będzie tu inna niż przyjęta do liczenia ekwiwalentu. Jest to więc metoda idąca niejako przeciwko przepisom. Można wszakże zaryzykować jej stosowanie, tłumacząc ją tym, że pracodawca chce w ten sposób uniknąć różnicowania sytuacji poszczególnych pracowników lub niemożliwością przewidzenia dni wolnych w przyszłych okresach rozliczeniowych.
W 2011 r. mamy tylko 1 święto wypadające w sobotę - 1 stycznia. Jeśli policzymy je po staremu, czyli dwukrotnie, obliczenia współczynnika urlopowego w 2011 r. będą wyglądały następująco: 365 dni - (52 niedziele + 9 świąt + 53 dni wolne z tytułu W5) : 12 = 20,92.
A jeśli zadziałamy „na korzyść” i po staremu będziemy oddawać dni wolne?
Wśród pracodawców pojawił się też pomysł, aby po staremu zagwarantować pracownikom (np. w regulaminie pracy) dni wolne za święto przypadające w W5, choć nie ma już takiego obowiązku. Ponieważ oznacza to dodatkowe dni wolne, wydaje się bezpiecznym rozwiązaniem jako działanie na korzyść pracownika. Wtedy znikłyby też trudności z obliczaniem ekwiwalentu - wszyscy nadal mieliby bowiem identyczny współczynnik urlopowy.
Więcej dni wolnych obniży współczynnik urlopowy i ekwiwalent
To działanie, na pozór bezpieczne, również może być ryzykowne. Co prawda pracodawca działa wówczas na korzyść pracowników, przyznając im dodatkowe dni wolne, ale jednocześnie większa liczba dni wolnych powoduje obniżenie współczynnika urlopowego, a więc skutkuje obniżeniem wysokości ekwiwalentu urlopowego w danym roku. A zatem nie dla każdego pracownika będzie to działanie na korzyść (np. pracownik odchodzący z pracy na początku roku otrzyma niższy ekwiwalent, a z dodatkowych dni wolnych nie zdąży skorzystać) i część pracowników może je podważać, także przed sądem.
Zgodnie z nowymi przepisami W5 i Wś należy traktować jako 1 dzień
O stanowisko w sprawie ustalenia współczynnika urlopowego w 2011 r. wystąpiliśmy do Ministerstwa Pracy. Odpowiedź, jaką otrzymaliśmy, potwierdza, że święto przypadające w sobotę należy przy obliczaniu współczynnika urlopowego traktować obecnie jako 1 dzień.
Ministerstwo wskazuje ponadto, że już na etapie prac nad nowymi przepisami zwracało uwagę, na skutki - także w zakresie obliczania współczynnika urlopowe - jakie mogą wyniknąć z nowych regulacji.
Od 2011 r. współczynnik urlopowy każdy pracodawca oblicza sam
Zdaniem Ministerstwa
„(…) zgodnie z § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Skoro wartość współczynnika zależy od liczby świąt, niedziel i dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, to w celu obliczenia tego współczynnika konieczne jest uprzednie ustalenie przez pracodawcę liczby takich dni na dany rok kalendarzowy.
Liczba świąt oraz niedziel wynika wprost z kalendarza, natomiast liczba dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy wynika z wymiaru czasu pracy, ustalonego na dany rok kalendarzowy, zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy. (…)
Z dniem 1 stycznia 2011 r. wejdą w życie zmiany w obliczaniu wymiaru czasu pracy. (…) Skutkiem tego, wymiar czasu pracy pracownika będzie zależał od tego, jakie dni zostaną wyznaczone przez pracodawcę jako wolne od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Dni te mogą być różne u różnych pracodawców, a nawet różne dla pracowników zatrudnionych u tego samego pracodawcy. W konsekwencji, liczba takich dni w roku kalendarzowym może być różna dla różnych pracowników.
Skutkiem tego także wartość współczynnika służącego do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy może być (…) różna dla różnych pracowników.”
Odpowiedź Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 17 grudnia 2010 r. na zapytanie redakcji.
Podstawa prawna:Podstawa prawna:
art. 130, art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
§ 14-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14, ze zm.).
