Prawo pracy - Personel od A do Z

Na początku maja 2010 r. resort pracy przekazał do uzgodnień projekt nowego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zastąpi ono 2 obecnie obowiązujące rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

• na obszarze kraju,
• poza granicami kraju.
• Argumentem za wydaniem jednego aktu wykonawczego jest zbieżność lub nawet powtarzalność niektórych unormować ujętych w obydwu rozporządzeniach.

Dieta jest świadczeniem, które ma rekompensować pracownikowi zwiększone koszty wyżywienia podczas podróży służbowej. Obecnie (od 1 stycznia 2007 r.) wysokość diety z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 23 zł.

Zgodnie z projektowanym rozporządzeniem dieta ma wynosić 30 zł (planuje się utrzymanie jej wysokości na tym poziomie co najmniej do końca 2012 r.). Nie zmienią się natomiast zasady obliczania wysokości diety w zależności od długości podróży służbowej.

Warto pamiętać, że wraz ze wzrostem wysokości diety, wzrosną także inne świadczenia z tytułu krajowej podróży służbowej:

ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wynoszący 20% diety (z 4,60 zł do 6 zł),

ryczałt za nocleg wynoszący 150% diety (z 34,50 zł do 45 zł).

Obecnie obowiązujące rozporządzenie stanowi, że dieta nie przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono całodzienne wyżywienie. Wobec takiego zapisu brak jest podstaw, aby dietę pomniejszać w przypadku zapewnienia częściowego bezpłatnego wyżywienia (np. obiadu, ale już nie śniadania i kolacji). Pracodawca musi zatem w takiej sytuacji wypłacać dietę w pełnej wysokości.

Nowe rozporządzenie podtrzymuje zasadę, zgodnie z którą zapewnienie całodziennego bezpłatnego wyżywienia pracownikowi wyklucza obowiązek wypłaty diety, ale jednocześnie wprowadza regulacje pomniejszającą dietę w razie zapewnienia częściowego wyżywienia.

Zgodnie z projektem kwotę diety krajowej zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
• obiad - 50% diety,
• kolacja - 25% diety.

Podobnie jak dotychczas, na wniosek pracownika pracodawca będzie mógł przyznać pracownikowi odbywającemu podróż krajową zaliczkę - w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. Nie ulegną zmianie ani czas na dokonanie rozliczenia podróży, ani sposób dokumentowania przez pracownika poniesionych wydatków.

Novum jest natomiast zapis stanowiący, że koszty przejazdu środkami publicznego transportu kolejowego lub autobusowego, z wyjątkiem przejazdu wagonem sypialnym lub z miejscami do leżenia, nie wymagają udokumentowania biletami.

Pracownik nie będzie więc musiał załączać biletów za przejazd środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę (z określonymi wyjątkami). Pracodawca będzie bowiem dokonywał zwrotu kosztów przejazdu pociągiem lub autobusem na podstawie oficjalnych cen biletów, określonych przez przewoźników w obowiązujących taryfach przewozowych. Takie rozwiązanie ma ułatwić dokonywanie rozliczeń i zmniejszyć ilość dokumentów u pracodawcy.

W stosunku do obecnie obowiązujących regulacji dotyczących poroży służbowych poza granicami kraju w nowym rozporządzeniu zmieniona została wysokość diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw. W kilkunastu krajach zmieniono także rodzaj waluty (z USD na EUR). Nowe wysokości diet i limitów noclegowych zostały określone w załączniku do projektu.

Nie ulegną natomiast zmianie zasady ustalania wysokości diety w zależności od długości trwania podróży służbowej.

W świetle obecnie obowiązującego rozporządzenia w razie podróży zagranicznej pracodawca musi określić państwo docelowe. W przypadku gdy pracownik odbywa podróż służbową na terenie kilku państw - dieta jest ustalana i wypłacana jak dla państwa docelowego.
Nowe rozporządzenie wprowadza możliwość określenia przez pracodawcę więcej niż jednego państwa docelowego. Jeśli zatem pracownik będzie odbywał podróż służbową np. na trasie Berlin - Paryż - Rzym, pracodawca będzie mógł wypłacić pracownikowi diety odrębnie według stawki ustalonej dla każdego z tych państw (a nie jak obecnie - tylko dla jednego, określonego jako docelowe, państwa).

Co do zasady, regulacje dotyczące choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pozostają niezmienione - pracodawca nadal ma obowiązek zwrócić pracownikowi udokumentowane koszty leczenia za granicą. Nowe rozporządzenie doprecyzowuje natomiast, że pracodawca pokrywa tylko „niezbędne” koszty leczenia za granicą.

W nowym rozporządzeniu pojawi się § 20, który dotyczy sposobu rozliczania tzw. łączonej (krajowej i zagranicznej) podróży służbowej. Zgodnie z nim w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju przepisy dotyczące rozliczania podróży krajowej (§ 5 - 9 nowego rozporządzenia) stosuje się odpowiednio.

Rozporządzenie ma wejść w życie 1. dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia.