Jak postępować z pracownikiem zanim go zwolnimy
Wypowiedzenie umowy o pracę to ostateczność. Co więcej, swoją decyzję pracodawca często musi solidnie uzasadnić. Argument „bo mam go po prostu dosyć” nie sprawdzi się przed sądem. A zatem: jakie kroki podjąć, żeby pracownik na ewentualnej rozprawie sądowej nie mógł tłumaczyć się zdaniem „ale ja nie wiedziałem, że coś robię źle”?
Dowody potrzebne nie tylko przy umowie bezterminowej
Każdy przełożony powinien bardzo dobrze przygotować się zanim podejmie decyzję o rozstaniu się z pracownikiem i poprosi o napisanie wypowiedzenia umowy o pracę. Uzasadnienie wypowiedzenia i udowodnienie przyczyny wypowiedzenia przed sądem to zadanie przełożonego, a nie działu kadr.
W przypadku umów na czas nieokreślony przyczynę wypowiedzenia umowy trzeba wpisać w treści wypowiedzenia. Musi być ona prawdziwa i konkretna.
Uwaga! Podanie przyczyny pozornej (nierzeczywistej, nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie, co może skutkować przywróceniem zwolnionego pracownika do pracy lub zasądzeniem na rzecz pracownika odszkodowania (wyrok SN z 13 października 1999 r., sygn. akt I PKN 304/99, publ. OSNP z 2001 r. nr 4, poz. 118).
Jeśli natomiast chodzi o umowy terminowe (umowę na okres próbny, na czas określony i na zastępstwo), to wypowiadając je, nie musimy podawać przyczyny wypowiedzenia.
Uwaga! Warto pamiętać, że gdy pracodawca wypowiada pracownikowi umowę terminową z przyczyn leżących po stronie firmy (np. likwidacja stanowiska pracy, wprowadzenie zmian technologicznych, konieczność obniżenia kosztów zatrudnienia), musi zapłacić pracownikowi odprawę. Z tego powodu, także przy umowach terminowych, które wypowiada z przyczyny dotyczącej pracownika, powinien, dla swojego dobra, zbierać dowody uzasadniające decyzję o zwolnieniu z przyczyn leżących po stronie pracownika.
Co robić przed podjęciem decyzji?
- Po pierwsze: informacja zwrotna dla pracownika. Przede wszystkim na bieżąco udzielamy pracownikowi informacji zwrotnej (tzw. feedback) o tym, które ze swoich obowiązków wykonuje nieprawidłowo lub nieterminowo. Dajemy wskazówki, jak może to poprawić, wspieramy go w tym i mu pomagamy. Sygnalizujemy także, jaka postawa pracownika jest w danym zakresie pożądana i ważna. Nie zakładamy np., że każdy pracownik wie, iż nie powinien spóźniać się do pracy. Pracownikowi, który się spóźnia, zwracamy uwagę (w cztery oczy) i mówimy, że to ważne dla firmy i dla innych współpracowników, by rozpoczynał pracę o wyznaczonej godzinie. Wyjaśniamy też, dlaczego to jest ważne.
- Po drugie: niezwłoczne korygowanie pracownika. Jeśli zachowanie pracownika w pracy jest niewłaściwe, od razu udzielamy mu informacji na ten temat.
- Po trzecie: pisemne potwierdzenia rozmów z pracownikiem. Każdą rozmowę korygującą z pracownikiem podsumowujemy w notatce służbowej lub w e-mailu wysłanym do pracownika (można go także przesłać do wiadomości działu personalnego). Warto mieć bowiem dowody, że pracownik nie wykonywał swoich obowiązków prawidłowo i że przełożony zwracał mu na to uwagę. W procesach sądowych pracownicy z reguły skarżą się, iż przyczyna wypowiedzenia ich umowy o pracę nie jest prawdziwa, ponieważ pracowali dobrze, nigdy nie otrzymali żadnej kary i często byli chwaleni przez przełożonych.
- Po czwarte: bieżące ocenianie pracy pracownika. Obserwujemy i oceniamy pracownika systematycznie. Wykorzystujemy również narzędzia służące do oceny jego pracy, np. oceny roczne lub półroczne.
Uwaga! Pracodawca może zwolnić pracownika z powodu niskiej oceny jego pracy za konkretny rok kalendarzowy. Musi jednak pamiętać, że ocena ta powinna być przeprowadzona przez przełożonego solidnie i sprawiedliwie. Sąd, w razie sprawy sądowej o przywrócenie pracownika do pracy lub o odszkodowanie, z pewnością zbada bowiem, jak oceniono pracę innych pracowników danego działu. Pracodawca przegra sprawę, jeśli nie wypowiedział umów pracownikom, którzy mieli takie same lub gorsze oceny niż zwolniony pracownik.
Podstawa prawna:art. 30 § 5 Kodeksu pracy.
