Zwrot kosztów podróży służbowej - także w przypadku braku biletów, rachunków itp.?
Nie wszyscy pracownicy mogą uzyskać zwrot poniesionych kosztów podróży, np. ci, którzy zgubili bilet podróżny. Rzecznik Praw Obywatelskich bije więc na alarm w sprawie rozliczania kosztów delegacji pracowniczych. Co do zasady, w sytuacji gdy pracownik nie może udokumentować kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową (np. z powodu braku biletów), powinno wystarczyć zwykłe oświadczenie pracownika. Jednak część pracodawców, a co więcej sądy powszechne mają w tym temacie odmienne zdanie. RPO wystąpił do minister pracy z sugestią dokonania odpowiedniej nowelizacji przepisów.
Jak dokumentować koszty podróży?
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, pracownikowi w związku z taką podróżą odbywaną w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jeśli zatem pracownik poniesie, poza przysługującą mu dietą i wydatkami objętymi ryczałtem, koszty związane z podróżą służbową (np. koszty przejazdu), może dochodzić od pracodawcy ich zwrotu. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Jak wskazuje § 8a ust. 3 ww. rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeśli jednak zdarzy się sytuacja, że uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Ale czy takie oświadczenie wystarczy?
Oświadczenie pracownika nie jest podstawą do zwrotu kosztów podróży
Wydawałoby się zatem, że w przypadku kradzieży lub też zgubienia biletów wystarczającą podstawą do uzyskania zwrotu kosztów jest właśnie oświadczenie pracownika. Nie wszyscy pracodawcy podzielają ten pogląd, a co więcej - również sądy pierwszej i drugiej instancji stoją na stanowisku, iż „literalna wykładnia przepisów nie daje podstaw do uznania oświadczenia pracownika o zagubieniu biletów jako dokumentu potwierdzającego poniesiony wydatek i uzasadniającego zwrot kosztów”.
W efekcie takiego stanowiska pracownicy nie mają faktycznej możliwości wyegzekwowania przysługujących im należności, mimo że Minister Pracy odmiennie interpretuje wskazany przepis.
Zdaniem ministerstwa oświadczenie pracownika zastępuje skradziony lub zgubiony rachunek
Zdaniem MPiPS
"Wymieniony przepis [§ 8a rozporządzenia], w części dotyczącej oświadczenia pracownika, może mieć odpowiednie zastosowanie np. w przypadku zagubienia biletu, okradzenia pracownika itp."
Fragment odpowiedzi Minister Pracy z 10 stycznia 2008 r. na zapytanie nr 178 w sprawie nowego sposobu dokumentowania rozliczenia delegacji służbowych
Rzecznik opowiada się za zmianą przepisów
Rzecznik Praw Obywatelskich, zajmując się opisywanym problemem, zauważył, że stosowana przez sądy wykładnia prowadzi do wniosku o niezbędności dokonania korekty obowiązujących zasad dokumentowania wydatków przy ubieganiu się o zwrot kosztów podróży służbowej. W tym celu RPO wystąpił do Minister Pracy i Polityki Społecznej z prośbą o zajęcie w przedmiotowej sprawie stanowiska. Jeśli minister pracy podzieli stanowisko rzecznika, możemy spodziewać się nowelizacji przepisów dotyczących dokumentowania kosztów podróży służbowych.
Sprawa dotyczy też „prywatnych” pracodawców
Przypominamy, że powyższe zasady opisujące warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika dotyczą nie tylko pracodawców będących państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej, ale także tych pracodawców „prywatnych”, którzy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź umowie o pracę nie ustalili w tej kwestii odmiennych zasad.
Podstawa prawna:- § 2, § 3, § 8a ust. 3 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990, ze zm.),
- wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich z 6 września 2010 r. (RPO/653423/10/III/8006.1 RZ).
