Prowadzenie dokumentacji pracowników w formie elektronicznej - jakie są na to szanse?
Pracodawcy skarżą się na uciążliwości związane z papierowym prowadzeniem i archiwizowaniem dokumentacji pracowników i ich akt osobowych. Podkreślają, że ponoszą w związku z tym znaczne koszty - wiąże się to często np. z koniecznością przygotowania dodatkowych warunków lokalowych. Postulują zatem, aby wprowadzić możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie tylko w formie papierowej, ale również w wersji elektronicznej. Co na ten temat myśli resort pracy i czy jest szansa na zmianę przepisów?
Obecnie przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest kosztowne i uciążliwe
Przepisy obligują pracodawcę do prowadzenia i przechowywania oraz archiwizowania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawcy muszą także zapewnić przechowywanie dokumentacji pracowniczej w warunkach, które uniemożliwiają ich zniszczenie lub uszkodzenie.
W obecnym stanie prawnym dokumenty pracownicze należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Sposób prowadzenia dokumentacji regulują przepisy rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, natomiast w różnych aktach prawnych są rozproszone regulacje związane z czasem przechowywania poszczególnych dokumentów.
W praktyce pracodawcy prowadzą dokumentację pracowniczą w formie teczek, co wiąże się z dużymi trudnościami, głównie lokalowymi, a także z kosztami związanymi z zabezpieczeniem tych dokumentów i warunków lokalowych. Przedsiębiorcy postulują zatem wprowadzenie możliwości elektronicznego prowadzenia dokumentacji osobowej. Właśnie w tej sprawie posłowie skierowali do minister pracy interpelację poselską (nr 16.896).
Dokumenty pracownicze w wersji elektronicznej - ministerialne „tak”, ale z zastrzeżeniami…
W odpowiedzi resort pracy podkreślił, że przedsiębiorcy, m.in. z Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych (PKPP) „Lewiatan”, zgłaszają postulaty zmiany w przepisach, aby umożliwić pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej. Przedsiębiorcy z PKPP przygotowali nawet stosowny projekt zmian w przepisach. Minister pracy dodała, że w tej sprawie konsultowała się z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych oraz z Głównym Inspektorem Pracy.
Zdaniem resortu pracy przy wprowadzaniu omawianego rozwiązania w życie:
- · trzeba mieć na uwadze zapewnienie ochrony danych osobowych pracownika,
- · ważne jest, aby korzystanie przez pracodawców z nośników elektronicznych przy dokumentowaniu spraw związanych ze stosunkiem pracy, a następnie archiwizowaniu w ten sam sposób określonych danych nie ograniczało organów kontrolnych w wypełnianiu obowiązków kontrolowania przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa pracy,
- · nie można zapominać o sytuacji prawnej pracownika lub byłego pracownika, jako strony w procesie sądowym, np. przed sądem pracy, w przypadku ograniczonego dostępu do tradycyjnych środków dowodowych, jeżeli pracodawca prowadziłby i przechowywałby dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej,
- · należy brać pod uwagę bardzo zróżnicowaną sytuację pracodawców działających na rynku pracy, nie tylko ze względu na liczbę zatrudnianych pracowników, ale również strukturę organizacyjną.
Resort pracy zwraca także uwagę na fakt, że zwłaszcza zmiana pracodawcy na zasadach określonych w przepisach art. 231 Kodeksu pracy może mieć dla przejmowanych pracowników istotne znaczenie, jeśli poprzedni i nowy pracodawca prowadziliby dokumentację w sprawach związanych ze stosunku pracy w różnej formie (papierowej i elektronicznej).
Mimo zgłaszanych przez resort pracy wątpliwości minister pracy zapewniła, że rozważa podjęcie prac legislacyjnych, które umożliwiłyby pracodawcom wybór między papierową a elektroniczną formą powadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Autor: Aneta Mościcka
