NOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE DOKSZTAŁCANIA PRACOWNIKÓW OBOWIĄZUJĄ OD 16 LIPCA 2010 R.!
Utrata mocy obowiązującej dotychczasowych regulacji o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych pracowników oraz powstała wskutek tego luka w przepisach dały się ostatnio pracodawcom we znaki. Po kilku miesiącach oczekiwania przepisy dotyczące podnoszenia kwalifikacji (dokształcania) pracowników uległy całkowitej zmianie i obowiązują od 16 lipca 2010 r.
1. Rozporządzenie nie będzie już potrzebne - wszystkie regulacje są w Kodeksie pracy
Ustawa z 20 maja 2010 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadza do Kodeksu pracy regulacje związane ze wzajemnymi prawami i obowiązkami stron stosunku pracy w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników. Oznacza to, że w tej kwestii nie będzie już wydawane rozporządzenie wykonawcze, a wszystkie regulacje wynikają wprost z Kodeksu pracy.
2. Nie ma podziału na szkolne i pozaszkolne formy podnoszenia kwalifikacji
Nowe przepisy szkoleniowe dotyczą różnych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jak np.: kursy, szkolenia, studia podyplomowe, studia magisterskie uzupełniające po licencjacie, szkolenia językowe. Nie ma już znaczenia, czy są to formy szkolne, czy pozaszkolne, oraz czy pracodawca sam kieruje pracownika na dokształcanie, czy jedynie zgadza się na inicjatywę pracownika w tej kwestii.
Natomiast jeżeli pracownik będzie się dokształcał bez wiedzy pracodawcy i zgłosi się do niego dopiero np. z żądaniem udzielania urlopu szkoleniowego, to pracodawca może mu odmówić. Do pracownika stawiającego pracodawcę przed dokonanym faktem podjęcia nauki - nie mają zastosowania nowe przepisy Kodeksu pracy.
Ponadto nowe przepisy nie dotyczą takiej nauki, co do której przepis szczególny (ustawa) określa zasady jej zdobywania. Przykładowo - ustawa o radcach prawnych wprost określa zasady zwalniania aplikantów na zajęcia, więc tu nowe przepisy dotyczące tej kwestii nie mają zastosowania.
3. Koniec z podziałem na dokształcanie ze skierowaniem i bez niego
Ustawa nie zmienia dotychczasowej wykładni, że pracownik może, a nie musi, podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Jeżeli jednak będzie podnosił je z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą - zastosowanie będą miały nowe przepisy Kodeksu pracy.
Oznacza to, że zarówno pracodawca, który z własnej inicjatywy wysyła pracownika na studia wyższe, jak i pracodawca, który udzielił zgody na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika na studiach wyższych - musi udzielić mu urlopu szkoleniowego w takim samym wymiarze.
Zlikwidowany został zatem podział na dokształcanie ze skierowaniem i bez skierowania pracodawcy. Uprawnienia będą już zależały wyłącznie od inicjatywy lub zgody pracodawcy na dokształcanie pracownika (czyli jego zgody na pomysł dokształcania, który zgłosił pracownik). Bez inicjatywy pracodawcy albo bez jego zgody pracownik może dokształcać się korzystając z własnego czasu wolnego, np. weekendów, urlopu wypoczynkowego.
Uwaga! Jeżeli pracownik ujawni się z tym, że rozpoczął naukę bez inicjatywy pracodawcy oraz bez jego zgody, pracodawca może (ale nie musi) udzielić mu niepłatnych zwolnień z całości lub części dnia pracy oraz/albo udzielić urlopu bezpłatnego w wymiarze uzgodnionym przez tego pracodawcę z pracownikiem.
4. Zgoda pracodawcy - wyraźna, pisemna czy dorozumiana?
Przepisy Kodeksu pracy zawierają sformułowanie „zgoda pracodawcy” na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. W jaki sposób interpretować to pojęcie? Czy wystarczy zgoda domyślna, czy też musi być ona wyraźna?
Z odpowiedzi Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wynika, że za taką zgodę pracodawcy może być uznane „każde zachowanie się pracodawcy, które ujawnia jego wolę w sposób dostateczny”. Zazwyczaj swoją decyzję (zgodę lub inicjatywę) pracodawca ujawnia w umowie szkoleniowej. W szczególnym przypadku, gdy nie ma obowiązku zawierania umowy szkoleniowej (gdy pracodawca nie żąda „odpracowania” podnoszenia kwalifikacji zawodowych), należy ocenić zachowanie pracodawcy. A zatem:
- zawierając umowę - pracodawca wyraża swoją decyzję (czy wysyła pracownika na podnoszenie kwalifikacji zawodowych z własnej inicjatywy, czy wyraża zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w takiej formie, jaką pracownik sobie wybrał),
- wyraziwszy zgodę na szkolenie - pracodawca musi zwalniać pracownika na obowiązkowe zajęcia (gdy odbywają się w godzinach pracy lub w takich godzinach, że bez zwolnienia z pracy pracownik nie będzie mógł punktualnie na nie przybyć) i udzielić urlopu szkoleniowego (jeśli jest wymagany).
Zdaniem MPiPS zgoda pracodawcy niekoniecznie musi być pisemna
Należy podkreślić, że nowe przepisy Kodeksu pracy nie definiują pojęcia „za zgodą pracodawcy”. Zatem, poprzez art. 300 Kodeksu pracy, w tej kwestii należy odwołać się do odpowiednich przepisów prawa cywilnego. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Kluczowe znaczenie ma w tym przypadku nowy art. 1034 Kodeksu pracy, który wprowadza obowiązek zawierania z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe obligatoryjnej, pisemnej umowy (umowa szkoleniowa), określającej wzajemne prawa i obowiązki stron.
Wyjaśnienie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z czerwca 2010 r.
5. Zwolnienia od pracy w celu przybycia i uczestniczenia w zajęciach - nielimitowane
Pracodawca musi udzielać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą - zwolnień z całości lub części dnia pracy na czas trwania obowiązkowych zajęć oraz na czas niezbędny, żeby na takie zajęcia punktualnie przybyć.
Dotyczy to sytuacji:
- gdy zgodnie z programem nauki wybranej w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych, obowiązkowe zajęcia, w całości lub części pokrywają się z dniówką pracy pracownika oraz takiej,
- w której gdyby pracownik udał się na takie zajęcia po zakończeniu dniówki zgodnie z rozkładem (harmonogramem) czasu pracy, to by się na nie spóźnił.
Nowe przepisy Kodeksu pracy nie limitują liczby zwolnień z całości lub części dnia pracy. Liczba wolnych dni i godzin zależy więc od programu nauki w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Jeżeli zatem pracodawca wyrazi zgodę na udział pracownika np. w szkoleniu, którego zajęcia w dużej mierze pokrywają się z godzinami pracy, musi go zwalniać na wszystkie obowiązkowe zajęcia. W interesie pracodawcy leży więc jasne ustosunkowanie się do wniosku pracownika o udział w szkoleniu lub innej formie podnoszenia kwalifikacji zawodowych - nawet bowiem w razie dorozumianej zgody pracodawca ma obowiązek udzielać pracownikowi wszystkich zwolnień przewidzianych w Kodeksie pracy.
Zdaniem MPiPS prawo do zwolnień - w każdej sytuacji bez wyjątków
Nowe przepisy prawa pracy nie przewidują żadnych odstępstw od obowiązku udzielania zwolnień z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach oraz na czas potrzebny na punktualne przybycie na te zajęcia.
Wyjaśnienie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z czerwca 2010 r.
PrzykładPracodawca zgodził się na studia wieczorowe pracownika, ponieważ zajęcia miały się rozpoczynać o godzinie 18.00, czyli 2 godziny po zakończeniu dniówki roboczej. Dzięki temu nie musiał udzielać pracownikowi zwolnień na zajęcia. Okazało się jednak, że w połowie studiów zmieniono godzinę początku zajęć. Obecnie rozpoczynają się one o godz. 16.00, w związku z czym pracodawca musi udzielać pracownikowi zwolnienia z ostatniej godziny pracy, aby umożliwić mu punktualne dotarcie na zajęcia.
6. Urlop szkoleniowy w wymiarze niezależnym od tego, czy dokształcanie odbywa się za zgodą, czy z inicjatywy pracodawcy
Wymiar urlopu szkoleniowego z dniem wejścia w życie nowych przepisów (16 lipca 2010 r.) będzie niezależny od tego, czy pracownik podnosi kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy, czy za jego zgodą (nie ma już podziału na naukę za skierowaniem i bez skierowania).
Urlop szkoleniowy, udzielany na dni pracy pracownika, będzie przysługiwał na zakończenie podnoszenia kwalifikacji zawodowych w wymiarze:
- 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego lub egzaminu podnoszącego kwalifikacje zawodowe;
- 21 dni - dla pracownika kończącego studia, w ostatnim roku studiów (na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego); wymiar urlopu na ostatnim roku studiów jest niezależny od rodzaju studiów - taki sam wymiar urlopu szkoleniowego będzie przysługiwał, gdy pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe będzie kończył np. studia magisterskie i taki sam, gdy pracownik będzie kończył np. studia podyplomowe.
W nowym stanie prawnym nie przewidziano urlopu szkoleniowego na egzaminy przypadające w trakcie studiowania (w trakcie sesji egzaminacyjnych).
Warto podkreślić, że w umowie szkoleniowej strony nie mogą zawrzeć zapisu zmniejszającego wymiar urlopu szkoleniowego - nawet, jeśli zarówno pracodawca, jak i pracownik zgadzają się na takie rozwiązanie.
Zdaniem MPiPS nie można skrócić przysługującego pracownikowi urlopu szkoleniowego
Nowy art. 1032 Kodeksu pracy, określający wymiar urlopu szkoleniowego, nie przewiduje jego niekorzystnych dla pracownika modyfikacji, nawet wprowadzanych wolą obu stron stosunku pracy. Ustalenie krótszego wymiaru urlopu szkoleniowego w umowie szkoleniowej będzie ocenione w świetle art. 1034 § 2 Kodeksu pracy, który zabrania zawierania w takiej umowie postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż wynikające z nowych przepisów Kodeksu pracy dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Wyjaśnienie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z czerwca 2010 r.
Natomiast pracownik uczący się z własnej inicjatywy i bez zgody pracodawcy, który będzie przystępował do egzaminów albo będzie musiał napisać pracę zaliczeniową czy dyplomową, może poprosić pracodawcę i na ten cel uzyskać urlop bezpłatny, w takim wymiarze, w jakim uda mu się go wynegocjować z pracodawcą.
Uwaga! Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i czas zwolnień - obliczane „prawie” jak wynagrodzenie urlopowe
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do punktualnego przybycia na zajęcia oraz na czas ich trwania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Do obliczenia tego wynagrodzenia zastosowanie mają zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej należy obliczać z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
7. Co wolno zamieścić, a czego lepiej się wystrzegać w umowie szkoleniowej?
Z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą pracodawca musi zawrzeć umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron (którą można nazwać umową szkoleniową). Umowę tę należy sporządzić na piśmie.
Oprócz uprawnień gwarantowanych pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe, w umowie szkoleniowej pracodawca może także przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, np. pokryć w całości lub w części opłatę za naukę, zapłacić za podręczniki lub pokryć koszty dojazdów na zajęcia (pracodawca ma prawo także wcale nie dofinansowywać podnoszenia kwalifikacji, na które wyraża zgodę).
Uwaga! Umowa niepotrzebna, jeśli pracodawca nie wymaga „odpracowania” dokształcania
Tylko w przypadku gdy pracodawca nie będzie wymagać do pracownika „odpracowania” okresu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, nie ma obowiązku zawierania umowy (szkoleniowej). Warto jednak podkreślić, że również taki pracodawca musi udzielić pracownikowi stosownego urlopu szkoleniowego. Prawo do tego urlopu zależy bowiem wyłącznie od zgody pracodawcy na dokształcanie, a nie od podpisanej umowy (choć taka umowa może być przydatna w celu dokumentowania zwolnień).
Postanowienia umowy o dokształcanie nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż nowe przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to, że w umowie szkoleniowej nie można będzie m.in.:
- zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego przysługującego pracownikowi,
- postanowić o nieudzielaniu zwolnień od pracy na obowiązkowe zajęcia,
- nakazać odpracowywania podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez okres dłuższy niż 3 lata,
- żądać zwrotu kosztów podnoszenia kwalifikacji w sytuacjach innych niż wskazane nowymi przepisami.
Zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów związanych z kształceniem (w wysokości proporcjonalnej) jest możliwe w 3 przypadkach:
- w razie niepodjęcia lub przerwania przez pracownika kształcenia bez uzasadnionych przyczyn lub
- rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem przez pracownika (z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu) oraz rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia przez pracodawcę z winy pracownika - w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego zakończeniu (jednak w terminie nie dłuższym niż 3 lata) bądź
- rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu mobbingu (art. 943 Kodeksu pracy) albo nieprzeniesienia do innej pracy, mimo orzeczenia lekarskiego czy innego ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków względem pracownika (art. 55 Kodeksu pracy) - mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.
Zdaniem MPiPS ostateczne rozstrzygnięcie zasadności niepodjęcia lub przerwania nauki - w gestii sądu pracy
Tak jak w poprzednim stanie prawnym, który również przewidywał obowiązek zwrotu przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn przerwał naukę lub jej nie podjął (§ 6 oraz § 9 rozporządzenia wykonawczego dotyczącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych), obecnie oceny w tej kwestii będzie dokonywał pracodawca. Natomiast w razie sporu - rozstrzygał będzie sąd pracy.
Wyjaśnienie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z czerwca 2010 r.
8. W okresie od 11 kwietnia do 15 lipca 2010 r. obowiązują „stare” przepisy
W okresie od 11 kwietnia 2010 r. do dnia wejścia w życie ustawy z 20 maja 2010 r. (do 15 lipca 2010 r.) stosuje się przepisy dotychczasowe. Zatem do 16 lipca urlopy szkoleniowe przysługują w dotychczasowym wymiarze. Nie będzie też żadnych problemów podatkowych z kosztami, jakie pracodawca poniósł w związku ze szkoleniem pracownika - np. opłata za szkolenie będzie dla pracownika wolna od podatku dochodowego.
Podstawa prawna:- Ustawa z 20 maja 2010 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. nr 105, poz. 655)
- Art. 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94)
